Как сотруднику с разъездным характером работ компенсировать расходы на проезд на личном автомобиле?

         При использовании работником в служебных целях личного автотранспорта ему выплачивается компенсация и возмещаются расходы, связанные с таким использованием. Размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Для начисления компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок в плане видов расчета Основные начисления организаций должны быть описаны два пользовательских вида расчета: для начисления компенсации в пределах законодательно установленных норм расходов для целей налогообложения прибыли и сверх установленных норм.

Если компенсацию необходимо начислять работникам в плановом порядке (ежемесячно в течение определенного периода времени), то в программу вводится документ Ввод сведений о плановых начислениях сотрудников организаций, с помощью которого регистрируется назначение работникам видов расчета для начисления компенсации. В документе указывается период, в течение которого должна начисляться компенсация, и вводятся показатели для ее расчета. Начисление и расчет компенсации, назначенной в плановом порядке, производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организации.

Если компенсацию необходимо начислить разово, то начисление и расчет компенсации производится документом Регистрация разовых начислений сотрудников организаций.

Настройка видов расчета

Виды расчета, используемые для начисления компенсации описываются в плане видов расчета Основные начисления организаций.

1) Первый вид расчета предназначен для начисления компенсации в пределах законодательно установленных норм расходов для целей налогообложения прибыли (рис.1).

рис.1

1.1. Для расчета суммы компенсации в пределах установленных норм настраивается следующая формула:

Мин(Размер компенсации, Норма расходов на выплату компенсации) * Время в днях / Норма времени в днях

где:

• Размер компенсации - размер компенсации за полный месяц (пользовательский показатель, значение которого будет запрашиваться программой при назначении начисления в качестве планового);
• Норма расходов на выплату компенсации - законодательно установленная норма расходов организации на выплату компенсации (пользовательский показатель, значение которого будет запрашиваться программой при назначении начисления в качестве планового);
• Время в днях - количество отработанных дней за месяц (количество дней, приходящееся на фактический период действия начисления);
• Норма времени в днях - норма дней расчетного месяца.

Для пользовательского показателя Норма расходов на выплату компенсации установлен вид показателя - Тарифный разряд (рис.2), при назначении начисления в плановом порядке значение этого показателя задается выбором из справочника Тарифные разряды. В справочнике Тарифные разряды созданы элементы для хранения норм расходов для различных видов транспортных средств (рис.3).

рис. 2

рис.3

 

1.2. Значения реквизитов на закладке Время устанавливаются "по умолчанию" (рис.4):

·         переключатель Вид времени - в положение Дополнительное начисление за уже оплаченное время;

·         в реквизите Вид времени по классификатору использования рабочего времени - Явка (вид времени, по данным учета которого будет рассчитываться компенсация).

рис. 4

 

 

1.3. На закладке Использование положение переключателей не изменяется, используются значения, установленные программой "по умолчанию" (рис.5).

 

рис. 5

  1.4. На закладке Бухучет и ЕНВД настраиваются особенности отражения начисления в регламентированном учете (рис.6). Расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в пределах норм относятся к прочим расходам для целей налогообложения прибыли, для отражения в регламентированном учете используется статья затрат с установленным видом расходов НУ Прочие расходы.

рис. 6

 

1.5. На закладке Налоги производится настройка налогообложения начисления (рис.7):

• переключатель НДФЛ устанавливается в положение Не облагается, поскольку компенсационные выплаты в пределах норм не облагаются НДФЛ;

переключатель Налог на прибыль, вид расхода по ст.255 НК РФ устанавливается в положение Не включается в расходы на оплату труда, т.к. компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда по ст.255 НК РФ.

рис. 7

 

 

1.6. На закладке Взносы настраивается порядок обложения начисления страховыми взносами (рис.8):

В реквизите  Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС - Вид дохода указывается Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих.

 

рис. 8

 

1.7. На закладке Прочее перечисляются все вытесняющие виды расчета, в период действия которых компенсация не начисляется (рис.9).

 

2). Второй вид расчета предназначен для начисления компенсации в части, превышающей законодательно установленные нормы расходов для целей налогообложения прибыли, если по соглашению между работником и работодателем компенсация выплачивается в повышенных размерах (рис.10).

рис. 10

2.1. Для расчета суммы компенсации сверх установленных норм настраивается следующая формула:

Макс(Размер компенсации - Норма расходов на выплату компенсации,0) * Время в днях/ Норма времени в днях

В формуле используются те же показатели, что и в формуле первого вида расчета, однако для показателей Размер компенсации и Норма расходов на выплату компенсации этого вида расчета устанавливается порядок ввода Не запрашивать при вводе кадровых изменений (настройка производится в нижней табличной части на закладке Расчеты - см.рис.7). При назначении работнику компенсации ему будут назначаться два вида расчета: Компенсация за использование личного автомобиля (по нормам) и Компенсация за использование личного автомобиля (сверх норм), значения показателей Размер компенсации и Норма расходов на выплату компенсации будут задаваться для первого вида расчета, а для второго - значения этих показателей будут определяться автоматически.

2.2. Реквизиты на закладках Время и Использование для второго вида расчета настраиваются аналогично реквизитам для начисления компенсации в пределах норм.

2.3. На закладке Бухучет и ЕНВД настраиваются особенности отражения начисления в регламентированном учете (рис.11). Расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сверх норм не принимаются к расходам для целей налогообложения прибыли. Для отражения в бухгалтерском учете используется статья затрат с установленным видом расходов НУ Не учитываемые в целях налогообложения.

рис. 11

2.4. На закладке Налоги производится настройка налогообложения начисления (рис.12):

• Переключатель НДФЛ устанавливается в положение Не облагается. Однако, если работодатель придерживается точки зрения Минфина и применяет для исчисления НДФЛ нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 для целей исчисления налога на прибыль, то переключатель НДФЛ устанавливается в положение Облагается и указывается код дохода 4800 Иные доходы;
• переключатель Налог на прибыль, вид расхода по ст.255 НК РФ устанавливается в положение Не включается в расходы на оплату труда, т.к. компенсационные выплаты сверх норм не принимаются как расходы для целей налогового учета.  

рис. 12

2.5. На закладке Взносы настраивается порядок обложения начисления страховыми взносами (рис.13):

• В реквизите  Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС - Вид дохода указывается Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих
  .

рис. 13

2.6. На закладке Прочее перечисляются все вытесняющие виды расчета, в период действия которых компенсация не начисляется (аналогично настройкам вида расчета для начисления компенсации в пределах норм).

Пример:

Работник ООО «Парус» Иванов И.И. с согласия работодателя с 1 января 2011 г. использует в служебных целях личный автомобиль с объемом двигателя 1800 куб.см. Согласованная сторонами трудового договора сумма ежемесячной компенсации составляет 3000 руб.
Поскольку сумма компенсации превышает норму, то расходы на выплату компенсации в сумме 1200 руб. принимаются для целей налогообложения, а в сумме 1800 руб. – не принимаются для целей налогообложения.
В январе 2011 г. Иванов И.И. 4 рабочих дня находился в командировке. Необходимо рассчитать компенсацию.

 В программе необходимость начисления компенсации зарегистрирована документом Ввод сведений о плановых начислениях сотрудников организаций с видами расчета Компенсация за использование личного автомобиля  (по нормам) и Компенсация за использование личного автомобиля (сверх норм) (рис.14).

Для начисления Компенсация за использование личного автомобиля  (по нормам) указано значение размера ежемесячной компенсации установленное, за полностью отработанный месяц - 3000 руб., и норма расходов - выбором из справочника Тарифные разряды - для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см. (норма составляет 1200 руб.). Для начисления Компенсация за использование личного автомобиля (сверх норм) значения показателей не запрашиваются.

рис. 14

Начисление компенсации производится документом Начисление зарплаты сотрудникам организаций.

В январе 2011 г. 15 рабочих дней, фактически автомобиль использовался 11 рабочих дней. За дни нахождения в командировке компенсация не выплачивается.

Сумма компенсации составляет (рис.15):

• учитываемая для целей налогообложения 1200 руб. х 11 дней : 15 дней = 880.00 руб.;
• не учитываемая для целей налогообложения 1800 руб. х 11 дней : 15 дней = 1320.00 руб.

Автор: Анна