Внедрение информационной системы

18.03.2009

Опыт внедрения корпоративных информационных систем

В настоящее время практически любой руководитель компании понимает, что успешное ведение бизнеса без поддержки современной корпоративной информационной системы (КИС) весьма затруднительно. Однако внедрение корпоративной информационной системы на предприятии, как и любое серьезное преобразование, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении КИС, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования КИС.

Какая же все-таки система автоматизации нужна успешной компании? Та, которая помогает упорядочить управление бизнесом.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

• вовлеченность топ-менеджмента;
• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
• разграничение задач бухгалтерского и управленческого учета;
• сопротивление сотрудников предприятия;
• временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения КИС;
• необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения КИС, выбор сильного руководителя группы.

Вовлеченность топ-менеджмента

Топ-менеджмент компании должен осознать необходимость внедрения КИС. Наверное, этот пункт является наиболее значимым. Отсутствие руководителя, заинтересованного во внедрении системы, практически на 50% увеличивает риск провала проекта внедрения.

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии
На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием следующего пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта внедрения информационной системы. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если оно не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.

Кратко рассмотрим задачи менеджмента, которые необходимо решить перед внедрением КИС:

• формирование рациональной организационно-функциональной схемы;
• организация управления финансами;
• постановка бюджетирования;
• корректное построение бизнес-планов (компании, проектов);
• организация маркетинга;
• разработка и ведение учетной политики;
• системный учет общеэкономических факторов, управление стоимостью;
• управление персоналом;
• налаживание логистики.

Процесс внедрения информационной системы необходимо начинать с составления тщательно проработанной проектной документации, в которой:

• максимально формализованы бизнес-процессы, сформированные после решения задач менеджмента компании;
• представлены все информационные потоки в пределах автоматизируемой области управления;
• четко разграничены уровни доступа к информации и определены права доступа пользователей системы.

В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, способных оценить текущее состояние системы, провести анализ необходимых и требуемых изменений. Опыт показывает, что затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.

Необходимость в (частичной) реорганизации структуры и деятельности предприятия
Прежде чем приступать к внедрению информационной системы на предприятии, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому одним из важнейших этапов проекта внедрения является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе информации, полученной в результате, и выстраивается в дальнейшем схема корпоративной информационной системы. (Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов).
В качестве одного из этапов предпроектного исследования необходимо выработать план реструктуризации бизнес-процессов.

Разграничение задач бухгалтерского и управленческого учета
Перед внедрением КИС руководству компании необходимо осознать, что бухгалтерский учет не является достаточным средством для принятия решений по финансовому управлению компанией. Бухгалтерский учет не позволяет оперативно отразить реальную финансовую картину предприятия, отследить дебиторскую и кредиторскую задолженность, отреагировать на спад активности потребителей продукции предприятия.

Для этих целей необходимо ведение оперативного управленческого учета, который ведется параллельно бухгалтерскому учету, отражает все текущие операции производимые де факто. (Пример: клиент купил товар, счет-фактуру и товарную накладную забрал на подпись и вернул только через неделю. В бухгалтерском учете реализация задним числом отразится только через неделю, а в оперативном учете должна отразиться, как только клиент забрал товар).

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса
Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

После внедрения информационной системы каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников предприятия
При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими «человеческими» факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

• создавать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;
• наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда возникает даже на уровне топ-менеджеров;
• всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы
На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится как вести дела в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками, необходимо:

• повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
• принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы
Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.

Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, плюс обучение своих сотрудников всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Заключение
Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными. Естественно, каждое предприятие имеет свою организационную специфику, и при внедрении могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения. Собственно для этого и существуют профессиональные бизнес-консультанты.

Выводы:

1. Перед тем, как осуществлять проект внедрения, максимально формализуйте его цели.
2. Никогда не жертвуйте стадией предпроектного анализа. Привлекайте профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента. Ваши затраты непременно окупятся!
3. Старательно подходите к выбору программного обеспечения для построения КИС, так как ошибки обходятся дорого. Старайтесь посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены — известный парадокс, характерный для программных и интеллектуальных продуктов.
4. Установите высокий приоритет процессу внедрения системы среди остальных организационных и коммерческих процессов. Наделите высокими полномочиями руководителя проекта.
5. Создайте среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и старайтесь организационными мерами повысить темп освоения новых технологий.

Выбор платформы КИС
При выборе КИС перед руководством часто встает вопрос, что будет выгоднее, купить готовую КИС или заказать КИС непосредственно под нужды своего предприятия. Рассмотрим кратко преимущества и недостатки обоих подходов. 

Покупка	Заказ на разработку
Быстрее внедрение. Стабильнее система. Можно воспользоваться чужим опытом — как бизнес-процессов, так и внедрения. Система дешевле на единицу функциональности за счет повторного использования кода.	Более четкое соответствие особенностям компании. Система проще в освоении. Не приходится платить за функциональность, которая есть в системе, но никогда не понадобится.

Опыт внедрений КИС подсказывает, что покупной системы, способной удовлетворить 100% потребностей компании, не существует. Любая система требует доработки и дополнительной настройки, причем с течением времени количество таких изменений увеличивается.

В качестве платформ для разработки КИС часто используются открытые системы, в которых имеется набор готовых объектов, реализующих типовую функциональность, на основании которых можно надежно и легко разработать практически любой функционал КИС (1С, SAP R/3, AXAPTA, BAAN). Типовая ошибка при выборе КИС — использование таких систем в качестве покупной системы. В мировой практике устойчиво придерживаются соотношения «1:1:1» (хард — софт — консалтинг).

Преимущества разработки заказной КИС на платформе 1С:

1. Собственная среда разработки.
2. Большое количество специалистов, способных поддерживать и модифицировать систему — т.е. система не является зависимой от конкретного разработчика.
3. Система разработана в России, поэтому типовые решения наиболее близки к российским правилам учета.
4. Относительно низкая стоимость программного продукта 1С.
5. Невысокая ресурсоемкость системы.

Автор:  Константин Давкаев, директор Новокузнецкого филиала Синерго